Términos y condiciones de BrasaOS

1. Quién presta el servicio

BrasaOS es un producto de Smart Synergy AI, con domicilio en Bogotá D.C., Colombia (en adelante, “nosotros”). Los canales de contacto para ventas, soporte, consultas legales y ejercicio de derechos sobre datos son el correo hola@brasaos.pro y el celular +57 310 254 5311.

El “cliente” o “asadero” es la persona natural o jurídica que crea la cuenta y contrata un plan. Los “usuarios” son las personas a las que el cliente da acceso dentro de su cuenta (cajeros, cocina, meseros, administradores de sede, etc.).

2. Qué es BrasaOS y qué incluye

BrasaOS es un software como servicio (SaaS) para asaderos y restaurantes: punto de venta y caja, cocina, mesas, domicilios, inventario con control del pollo, recetas, jornadas con cierre automático, gastos, nómina, clientes y fiados, reportes, varias sedes por cuenta, aplicación de escritorio para Windows con impresora térmica y cajón, y, en el plan Premium, funciones de inteligencia artificial (Brasa IA, agente Fogón para WhatsApp, voz, OCR de facturas).

Otorgamos al cliente una licencia de uso no exclusiva, intransferible y revocable durante la vigencia del plan, para operar su propio negocio. El detalle de módulos por plan es el publicado en brasaos.pro en el momento de la contratación.

3. Cuenta, usuarios y PIN

• La cuenta la crea y controla el dueño. Él decide qué usuarios existen, con qué rol, en qué sedes, y puede desactivarlos en cualquier momento.
• Cada usuario entra con su correo y un PIN personal de 4 a 6 dígitos. El PIN es secreto e intransferible: todo lo que se haga con él se registra a nombre de ese usuario. El dueño puede restablecer el PIN de su equipo desde el módulo Equipo; el dueño cambia el suyo desde “Mi PIN”.
• El cliente es responsable de la información que carga (carta, precios, inventario, clientes, empleados) y de mantener sus datos de contacto al día.
• Podemos suspender una cuenta ante uso fraudulento, intentos de acceso a datos de otras cuentas o incumplimiento de pago (ver secciones 4 y 10), avisando por el canal de contacto registrado.

4. Planes, precios y pagos

• Los planes vigentes son Simple y Premium, con pago mensual o, para Premium, anual. Los precios se publican en pesos colombianos (COP) en brasaos.pro; salvo que se indique lo contrario, no incluyen los impuestos que la ley colombiana exija facturar.
• El plan se activa cuando confirmamos el pago. El pago mensual cubre 30 días y se renueva con cada pago; el anual cubre 12 meses desde la activación.
• Si un pago no se recibe al vencer el periodo, la cuenta pasa a modo bloqueado: se conserva la información y se puede consultar, pero no se pueden registrar ventas hasta ponerse al día. Los datos se conservan al menos 90 días después del vencimiento; pasado ese tiempo podremos eliminarlos previo aviso.
• Podemos ajustar los precios de los planes; el cambio aplica a partir de la siguiente renovación y se avisa con al menos 30 días de anticipación dentro de la plataforma o por el canal de contacto.
• No hay cláusulas de permanencia. Los periodos ya pagados no son reembolsables, salvo lo que la ley colombiana disponga de forma imperativa.

5. Tus datos son tuyos

• Toda la información del negocio (ventas, inventario, clientes, empleados, reportes) es propiedad del cliente. Nosotros solo la usamos para prestar el servicio, darle soporte y mejorar el producto de forma agregada y anónima.
• Cada cuenta está aislada: la base de datos aplica seguridad por fila, de modo que una cuenta no puede leer datos de otra. Las sedes de una misma cuenta comparten catálogo y el dueño ve el consolidado.
• Hacemos copias de seguridad periódicas de la plataforma. Al terminar el servicio, el cliente puede pedir una exportación de sus datos en formato estándar (CSV/JSON) dentro de los 90 días siguientes.
• No vendemos ni cedemos datos del cliente a terceros. Usamos proveedores de infraestructura y de inteligencia artificial bajo acuerdos de confidencialidad, únicamente para operar las funciones contratadas.

6. Tratamiento de datos personales (Ley 1581 de 2012 y normas que la desarrollen)

El tratamiento de los datos personales se rige por nuestra Política de tratamiento de datos personales, que hace parte de estos términos. Ahí están el responsable y sus datos de contacto, qué datos tratamos y para qué, con quién los compartimos, cuánto tiempo los guardamos y cómo ejercer tus derechos.

Rol del asadero: respecto de los datos de sus propios clientes, empleados, socios y proveedores, el asadero actúa como responsable y BrasaOS como encargado del tratamiento. El asadero garantiza que cuenta con la autorización o base legal para cargarlos y responde por su uso dentro de la plataforma. BrasaOS los trata solo para prestarle el servicio y según sus instrucciones.

Derechos del titular: conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, solicitar prueba de la autorización, ser informado del uso y revocar la autorización cuando la ley lo permita. Se ejercen escribiendo a hola@brasaos.pro o comunicándose al +57 310 254 5311; respondemos en los plazos que fija la ley (consultas: hasta 10 días hábiles; reclamos: hasta 15 días hábiles).

7. Funciones con inteligencia artificial y WhatsApp

• Brasa IA responde preguntas sobre los datos del asadero y el agente Fogón atiende conversaciones de WhatsApp con la carta y las reglas que el cliente configura. Son asistentes: pueden equivocarse y el cliente debe supervisarlos. Ningún pedido, cobro o cambio de inventario generado por IA sustituye el criterio del asadero.
• Fogón se conecta al número de WhatsApp que el asadero vincula escaneando un código QR, como en WhatsApp Web. WhatsApp es un servicio de Meta y está sujeto a sus políticas: Meta puede limitar o bloquear un número según el uso que se le dé, y el asadero debe usarlo conforme a esas políticas. No garantizamos la disponibilidad de ese canal, que es de un tercero.
• Los mensajes enviados a proveedores de IA para producir una respuesta no se usan para entrenar modelos públicos por parte nuestra.

8. Disponibilidad, soporte y actualizaciones

• Trabajamos para que el servicio esté disponible de forma continua; puede haber mantenimientos, que avisamos con anticipación cuando sea posible, e interrupciones por causas fuera de nuestro control (internet, energía, proveedores).
• El modo sin internet de la caja permite seguir vendiendo y sincroniza al volver la conexión; el cliente debe mantener el equipo encendido y actualizado para que la sincronización ocurra.
• Las actualizaciones de la aplicación de escritorio se instalan de forma automática y firmada. El soporte se presta en horario comercial de Colombia, escribiendo a hola@brasaos.pro o al +57 310 254 5311; las incidencias que impidan vender se atienden con prioridad.

9. Obligaciones tributarias y facturación

BrasaOS registra ventas, imprime tickets y genera reportes, pero no sustituye las obligaciones del cliente ante la DIAN ni emite factura electrónica de venta por el cliente. El cumplimiento tributario, la facturación electrónica y los documentos equivalentes son responsabilidad del asadero. Si en el futuro se habilita una integración de facturación electrónica, se informará como función adicional con sus propias condiciones.

10. Uso aceptable y propiedad intelectual

• No está permitido intentar acceder a cuentas ajenas, vulnerar el aislamiento de datos, revender el servicio, copiar o descompilar el software, ni usarlo para actividades ilícitas.
• BrasaOS, su marca, diseño, código y contenidos son propiedad de Smart Synergy AI. El cliente conserva la propiedad de su marca y de sus datos.
• El cliente autoriza que mencionemos el nombre de su asadero como cliente, salvo que nos pida por escrito no hacerlo.

11. Límites de responsabilidad

Prestamos el servicio con diligencia, pero no respondemos por pérdidas indirectas (lucro cesante, pérdida de ventas por interrupciones de internet o energía, decisiones tomadas con base en reportes o respuestas de IA sin verificación) ni por el uso que los usuarios del cliente hagan de sus credenciales. En cualquier caso, nuestra responsabilidad total frente al cliente se limita al valor pagado por el servicio en los tres meses anteriores al hecho que la origine, salvo dolo o lo que la ley disponga de forma imperativa.

12. Cancelación y terminación

• El cliente puede cancelar cuando quiera escribiendo al canal de contacto; el servicio sigue activo hasta el final del periodo pagado y no se renueva.
• Podemos terminar el servicio por incumplimiento grave de estos términos o por falta de pago, con aviso previo, respetando el periodo de conservación y exportación de datos de la sección 5.

13. Cambios a estos términos y ley aplicable

Podemos actualizar estos términos; la versión vigente siempre estará publicada en esta página con su fecha. Los cambios relevantes se avisan dentro de la plataforma con al menos 15 días de anticipación. Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia; cualquier diferencia se intentará resolver primero de forma directa y, de no lograrse, ante los jueces competentes de Bogotá D.C.