Política de tratamiento de datos personales de BrasaOS

1. Quién es el responsable

• Responsable: Smart Synergy AI, que ofrece BrasaOS.
• Domicilio: Bogotá D.C., Colombia.
• Correo electrónico: hola@brasaos.pro
• Teléfono: +57 310 254 5311
• Página: brasaos.pro

Por estos canales atendemos todas las consultas y reclamos sobre datos personales (sección 10).

2. Palabras que usamos

• Dato personal: información que identifica, o puede identificar, a una persona: su nombre, su celular, su correo, su dirección.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad o puede dar lugar a discriminación: la salud, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, la vida sexual y los datos biométricos, entre otros.
• Titular: la persona a quien pertenecen los datos.
• Tratamiento: cualquier operación con los datos: recogerlos, guardarlos, usarlos, enviarlos o borrarlos.
• Responsable: quien decide para qué y cómo se tratan los datos.
• Encargado: quien trata los datos por cuenta del responsable.
• Transmisión: cuando el responsable envía datos a un encargado para que los trate por su cuenta.
• Transferencia: cuando el responsable envía datos a otro responsable.

3. Los principios que seguimos

Tratamos los datos conforme a la ley; solo para las finalidades que te informamos; con tu autorización libre, previa e informada; con información veraz y actualizada; con transparencia; con acceso restringido; con medidas de seguridad, y con confidencialidad.

4. Los dos papeles de BrasaOS

• Responsable de los datos de los asaderos que usan o prueban BrasaOS, de sus usuarios, de los asaderos que contactamos o que nos contactan y de quienes visitan brasaos.pro (sección 5).
• Encargado de los datos que cada asadero registra en BrasaOS sobre sus clientes, empleados, socios y proveedores. Ahí el responsable es el asadero: BrasaOS trata esos datos solo para prestarle el servicio y según sus instrucciones (sección 6).

5. Datos que tratamos como responsable, y para qué

5.1 Dueños de los asaderos que usan o prueban BrasaOS. Tratamos su nombre, correo, celular y ciudad; el nombre del asadero y de sus sedes y la dirección del negocio; el plan contratado y los pagos; el documento de identidad o NIT, cuando haga falta para facturar, y los mensajes de soporte. Los usamos para:

• crear y administrar la cuenta, y comprobar que eres tú quien entra;
• prestar el servicio, darte soporte y avisarte de lo que afecta tu cuenta: pagos, vencimientos, cambios y mantenimientos;
• cobrar y facturar el plan, y cumplir las obligaciones contables y tributarias;
• mejorar BrasaOS con estadísticas que no identifican a nadie;
• enviarte novedades, ofertas y encuestas de BrasaOS, si lo autorizas. Puedes pedir en cualquier momento que no te escribamos más con ese fin.

5.2 Las personas del equipo de cada asadero (cajeros, meseros, cocina y administradores a los que el dueño da acceso). Tratamos su nombre, correo, rol y sedes; su PIN, guardado de forma que nadie puede leerlo, ni siquiera nosotros, y el registro de lo que hace cada usuario en la plataforma: qué, cuándo y en qué sede. Si el asadero usa la voz, lo que se dice se convierte en texto en el momento; el audio no se guarda: guardamos el texto de la orden y su resultado, para que quede constancia de lo que se hizo, y la voz no se usa para identificar a nadie. Los usamos para dar acceso y proteger la cuenta, dejar constancia de quién hizo cada acción (por ejemplo, quién anuló una venta) y dar soporte.

5.3 Asaderos que contactamos para ofrecer BrasaOS. Tratamos el nombre del asadero y de la persona con la que hablamos; el teléfono, la dirección y la ciudad del negocio; las notas de la conversación; la fecha en que consultamos el Registro de Números Excluidos y la autorización que nos des (fecha y canal). Salen de directorios públicos donde el asadero publica su teléfono para recibir pedidos, del registro mercantil, de recomendaciones de otros clientes o de lo que tú mismo nos das. Los usamos para presentarte BrasaOS, acordar una demostración y, si lo autorizas, enviarte información por WhatsApp o por correo.

• Antes de llamarte o escribirte para ofrecer BrasaOS, consultamos el Registro de Números Excluidos de la CRC.
• Solo te contactamos de lunes a viernes, de 7:00 a. m. a 7:00 p. m., y los sábados, de 8:00 a. m. a 3:00 p. m. Nunca los domingos ni los festivos (Ley 2300 de 2023).
• En la primera conversación te pedimos autorización para guardar tus datos y escribirte. Si no la das, no volvemos a contactarte: solo guardamos tu número en una lista de «no contactar», para respetar tu decisión.

5.4 Personas que nos escriben por WhatsApp, por correo o desde nuestros anuncios en redes sociales. Tratamos tu nombre, tu número o tu correo y lo que nos escribes, para responderte, darte la información que pides, acordar demostraciones y darte soporte. WhatsApp, Facebook e Instagram son servicios de Meta, que trata tus datos según sus propias políticas.

5.5 Visitantes de brasaos.pro. Nuestros servidores registran datos técnicos de cada visita (dirección IP, navegador, fecha y hora) para que la página funcione y esté protegida. Usamos las cookies necesarias para mantener abierta tu sesión. Hoy no usamos cookies de publicidad ni herramientas de analítica de terceros; si eso cambia, actualizamos antes esta política.

6. Datos que tratamos por cuenta de cada asadero

Cada asadero decide qué datos registra en BrasaOS y es el responsable de ellos. Según las funciones que use, pueden ser:

• De sus clientes: nombre, celular, correo, documento y fecha de cumpleaños; dirección de entrega y su ubicación en el mapa; pedidos, fiados y saldos por cobrar; los pedidos que llegan por la página web del asadero, y las conversaciones con Fogón por WhatsApp, con las notas de voz y las fotos que el cliente envíe, que la inteligencia artificial puede convertir en texto o describir para entender el pedido.
• De sus empleados: nombre, documento, datos de contacto, dirección, fecha de nacimiento, género y foto; cargo, turnos y horas; salario, pagos de nómina y datos bancarios para pagarles, y afiliación a EPS, pensión y ARL.
• De sus socios y proveedores: nombre, documento o NIT y datos de contacto; giros y compras, y las fotos de las facturas de compra, que la inteligencia artificial puede leer para registrarlas.

BrasaOS usa esos datos solo para prestarle al asadero las funciones que contrató: no los usa para fines propios ni los vende. Los mantiene separados por cuenta, de modo que un asadero no puede ver los datos de otro, y se los entrega o los borra cuando el asadero lo pide o cuando termina el servicio (sección 11).

Al asadero le corresponde tener la autorización de sus clientes, empleados, socios y proveedores para registrar sus datos, informarles para qué los usa, atender sus consultas y reclamos y registrar datos sensibles, como la foto de un empleado, solo con la autorización expresa de la persona.

Si una persona nos escribe para ejercer sus derechos sobre datos que maneja un asadero, en máximo 2 días hábiles le pasamos la solicitud al asadero, le avisamos a la persona y ayudamos al asadero a responderle.

7. Datos sensibles y de niñas, niños y adolescentes

• No estás obligado a darnos datos sensibles ni a responder preguntas sobre ellos.
• BrasaOS no pide datos sensibles para funcionar. Si un asadero decide registrar alguno, como la foto de un empleado, debe tener la autorización expresa de esa persona.
• La voz se usa solo para entender lo que se dice: no se usa para identificar a las personas y el audio no se guarda.
• BrasaOS no está dirigido a menores de edad. Si un asadero registra datos de un menor, por ejemplo un empleado de 16 o 17 años con permiso de trabajo, debe tener la autorización de su representante legal y respetar sus derechos, que prevalecen.

8. Cómo nos das tu autorización

• Al crear tu cuenta en brasaos.pro, marcas la casilla con la que aceptas esta política y autorizas el tratamiento de tus datos. Recibir novedades y ofertas es una casilla aparte y opcional.
• Por teléfono, te la pedimos en la primera llamada y anotamos la fecha, la hora y quién la pidió.
• Por WhatsApp, al responderte te enlazamos esta política. Si nos escribes primero, entendemos que nos autorizas a responderte por ese medio.
• Guardamos la prueba de cada autorización.
• Tu autorización incluye que tus datos se envíen, para estas mismas finalidades, a los proveedores de la sección 12. Algunos están fuera de Colombia.

No necesitamos tu autorización en los casos que señala el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012: datos de naturaleza pública; información que pida una autoridad en ejercicio de sus funciones o por orden judicial; urgencias médicas o sanitarias; fines históricos, estadísticos o científicos, y datos del registro civil.

9. Tus derechos

Como titular, puedes:

1. conocer, actualizar y corregir tus datos;
2. pedir la prueba de la autorización que nos diste;
3. saber para qué hemos usado tus datos;
4. presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de hacer tu consulta o tu reclamo ante nosotros;
5. revocar la autorización o pedir que borremos tus datos, cuando no haya un deber legal o contractual de conservarlos;
6. acceder gratuitamente a tus datos.

Pueden ejercerlos tú, tus herederos, tu representante o apoderado, o la persona a cuyo favor se haya estipulado.

10. Cómo ejercer tus derechos

Escríbenos a hola@brasaos.pro o comunícate al +57 310 254 5311, con tu nombre y tu número de cédula, lo que pides y cómo quieres que te respondamos. Si actúas en nombre de otra persona, adjunta el documento que lo acredita.

• Consultas (conocer tus datos o para qué los usamos): te respondemos en máximo 10 días hábiles desde que la recibimos. Si no alcanzamos, te avisamos el motivo y la nueva fecha, que no pasará de 5 días hábiles más.
• Reclamos (corregir, actualizar o borrar datos, revocar la autorización o denunciar un incumplimiento): si a tu reclamo le falta información, te la pedimos dentro de los 5 días siguientes, y si pasan 2 meses sin que la envíes, entendemos que desististe. En máximo 2 días hábiles marcamos tus datos con la leyenda «reclamo en trámite», hasta resolverlo. Te respondemos en máximo 15 días hábiles desde que lo recibimos completo; si no alcanzamos, te avisamos el motivo y la nueva fecha, que no pasará de 8 días hábiles más.
• Si el reclamo no nos corresponde, se lo pasamos a quien corresponda en máximo 2 días hábiles y te avisamos.

Atiende el responsable (sección 1), por esos mismos canales.

11. Cuánto tiempo guardamos los datos

• Asaderos clientes y sus usuarios: mientras la cuenta esté activa y hasta 90 días después de terminar el servicio. La información contable y tributaria se guarda el tiempo que exija la ley.
• Datos que registra cada asadero (sección 6): mientras el asadero tenga su cuenta. Al terminar, puede pedir una copia dentro de los 90 días siguientes; después se borran, salvo deber legal.
• Asaderos que contactamos: hasta 2 años desde el último contacto, o hasta que nos pidas borrarlos. El número de quien pidió no ser contactado se guarda solo para respetar su decisión.
• Personas que nos escriben: el tiempo necesario para atenderte, y hasta 2 años después del último mensaje.

Las bases de datos estarán vigentes mientras BrasaOS preste sus servicios.

12. Con quién compartimos los datos

No vendemos ni alquilamos datos personales. Los compartimos solo con proveedores que nos ayudan a prestar el servicio y que los tratan por nuestra cuenta:

• Alojamiento: los servidores de BrasaOS están en Estados Unidos.
• Inteligencia artificial: proveedores especializados en Estados Unidos, para que Fogón entienda los pedidos, Brasa IA responda y la caja entienda la voz. Les enviamos solo el texto, el audio o la imagen necesarios para cada tarea. BrasaOS no usa esos datos para entrenar modelos de inteligencia artificial.
• Mensajería: WhatsApp, de Meta, por el número que cada asadero conecta.
• Mapas: OpenStreetMap, para ubicar en el mapa las direcciones de entrega.
• Autoridades: cuando una ley o una orden judicial lo exijan.

Estados Unidos y los países europeos donde operan estos servicios están en la lista de la Superintendencia de Industria y Comercio de países con un nivel adecuado de protección de datos (Circular Externa 005 de 2017).

13. Cómo protegemos los datos

• La conexión con BrasaOS va cifrada (HTTPS).
• Cada cuenta está aislada: una cuenta no puede leer los datos de otra.
• El PIN se guarda de forma que nadie puede leerlo.
• Cada acción queda registrada con quién la hizo y cuándo.
• El acceso de administración está restringido.
• Hacemos copias de seguridad de la plataforma.

Ningún sistema es infalible. Si ocurre un incidente que ponga en riesgo tus datos, se lo informamos a la Superintendencia de Industria y Comercio y a las personas afectadas, como exige la ley.

14. Cambios a esta política

Publicamos cada versión en esta página, con su fecha. Si cambiamos algo importante, como quién es el responsable o para qué usamos los datos, te avisamos antes de aplicarlo, en la plataforma o por correo. Si cambia para qué usamos tus datos, te pedimos de nuevo la autorización.

15. Vigencia

Esta política rige desde el 28 de octubre de 2026.